Meine erste öffentliche Vergabe – wie KI mir dabei half, enorm viel Zeit zu sparen.

Heute hatte ich wieder mal einen „#WTF ist alles Möglich mit KI Effekt“😲🤖.

Wir haben uns bis jetzt noch nie mit öffentlichen Vergaben befasst. Diese Monat hat das Amt für Informatik der Liechtensteinische Landesverwaltung eine Ausschreibung für On Prem und Microsoft 365 Backup Lösungen ausgeschrieben.

Da wir aus Liechtenstein kommen und uns auf Microsoft 365 spezialisieren ist die Ausschreibung eigentlich wie für uns gemacht.

Der Haken an der Sache ist. Die Ausschreibung umfasst 6 Dokumente und ca. 110 A4 Seiten. Die Eingabe ist nächste Woche. Da wir die ganze Woche eigentlich ziemlich ausgebucht sind ein Ding der Unmöglichkeit… oder ich könnte mal die KI für mich recherchieren Lassen.

Ich lade alle Dokumente in die KI und prompte mal drauf los.

Ich habe alle Fragen beantwortet und die KI hat sich alles angesehen und mir eine umfassende Antwort geschrieben. 11 Seiten, wer hat schon Zeit für das. Darum bat ich ihn freundlich mir das ganze nochmals zusammenzufassen.

 Hier die wichtigsten Punkte zur Teilnahme an der LLV Backup-Ausschreibung mit eurer Acronis Cloud Cyber Protect Lösung:

✅ Technisch gut erfüllt:
Sichere Datenspeicherung in EU/CH möglich (DSGVO-konform).
Unterstützt Microsoft 365 Backup (Los 2) inkl. granularer Wiederherstellung.
Integrationen erfüllt (Azure AD, TLS 1.3, MFA, rollenbasiertes Zugriffsmodell).
Starke Sicherheits- und Verschlüsselungsfeatures (AES-256, TLS 1.3).

⚠️ Kritische technische Abweichungen (Los 1 - On Prem):
NetApp Snapshot/SnapMirror wird von Acronis Cloud nicht unterstützt.
→ Müsste durch agentenbasierte Sicherung ersetzt werden.

Bandmedien-Backup (Tape) nicht direkt unterstützt (wichtig für „Air-Gap“).
→ Alternative: Immutable Cloud-Storage mit Geo-Redundanz vorschlagen.
→ Risiko: Dies könnte als nicht gleichwertig bewertet werden.

⚠️ Regulatorische Anforderungen:
Datenspeicherort muss klar auf EU/EWR/CH beschränkt sein.

LLV-eigener AV-Vertrag (DSGVO, Art. 28) und NDA müssen akzeptiert werden.

Abevio ist nicht ISO-zertifiziert (zwingend nicht nötig), aber Unterlieferanten (Acronis/Azure) sind es. Dies klar kommunizieren und mit Zertifikaten belegen.

Internes Qualitätsmanagement (gleichwertig ISO 9001) glaubhaft erläutern.

❗️ Potenzielle Ausschlusskriterien:
Personal: LLV verlangt mind. 5 festangestellte Spezialisten.
→ Wenn weniger vorhanden, unbedingt Partner einbinden (sonst Ausschluss).

Technische Muss-Kriterien: Offene Tape- und Snapshot-Anforderungen nicht erfüllt. → Muss als „gleichwertig“ argumentiert und klar erklärt werden, sonst droht Ausschluss.

📌 Empfehlungen zur Risikominderung:
- Ggf. nur für Los 2 (Microsoft 365) anbieten (weniger komplex, keine Tape-Problematik).
-Personal-Kriterium durch Partnerschaften/Bietergemeinschaft erfüllen.
-Fehlende Tape-Lösung kreativ umgehen (z.B. ergänzende externe Dienstleistung).
-Alle ISO-Zertifikate der Unterlieferanten (Acronis/Azure) prominent beilegen.
-Vollständige und detaillierte Beantwortung des Cloud-Fragenkatalogs sicherstellen.

Damit war für uns innert kürzester Zeit klar, dass wir hier keine Eingabe machen können. Ohne, dass ich je ein Ausschreibungsdokument gelesen habe. Rein aus Jucks habe ich ihn danach noch ein paar rechtliche Abklärungen für eine ARGE im FL sowie einen ARGE Vertrag erstellen lassen und das hat er auch mit Bravour erledigt.

Fazit

Schon krass. Die KI ging die Unterlagen gezielt durch, bewertete technische Kompatibilität, regulatorische Compliance, Sicherheitsanforderungen und Ausschlusskriterien. Innerhalb kurzer Zeit hatte ich eine klare, strukturierte Zusammenfassung vor mir, inklusive wertvoller Hinweise zu potenziellen Risiken und Handlungsempfehlungen.

Die KI schätzt, dass Sie mir 20 Stunden eingespart hat. 😊

Hier noch den ARGE Vertrag falls sonst mal jemand einen benötigt.

ARGE-Vertrag Template

1. Parteien

Die folgenden Unternehmen bilden gemeinsam eine Arbeitsgemeinschaft (ARGE):

Unternehmen A[Adresse eintragen]Vertreten durch: [Name, Position]

Unternehmen B[Adresse eintragen]Vertreten durch: [Name, Position]

Unternehmen C[Adresse eintragen]Vertreten durch: [Name, Position]

2. Zweck der ARGE

Zweck der ARGE ist die gemeinsame Teilnahme an einer öffentlichen oder privaten Ausschreibung bzw. einem gemeinsamen Projekt.

3. Aufgabenteilung und Zuständigkeiten

Die Parteien vereinbaren folgende Aufteilung der Leistungen:

Unternehmen A: [Leistungsbeschreibung]

Unternehmen B: [Leistungsbeschreibung]

Unternehmen C: [Leistungsbeschreibung]

4. Federführendes Unternehmen

Das Unternehmen [Unternehmen auswählen] übernimmt die Federführung der ARGE und vertritt diese gegenüber dem Auftraggeber sowie gegenüber Dritten.

5. Haftung und Gewährleistung

Alle Partner der ARGE haften solidarisch gegenüber dem Auftraggeber. Intern haften die Parteien nur für Schäden aus ihrem eigenen Verantwortungsbereich.

6. Kosten- und Gewinnverteilung

Die Kosten- und Gewinnverteilung erfolgt entsprechend dem Anteil der erbrachten Leistungen:

Unternehmen A: [XX%]

Unternehmen B: [XX%]

Unternehmen C: [XX%]

Die genaue Kosten- und Gewinnverteilung wird im Projektverlauf regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

7. Laufzeit

Die ARGE beginnt mit Unterzeichnung dieses Vertrags und endet automatisch nach vollständiger Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen gegenüber dem Auftraggeber.

8. Datenschutz und Vertraulichkeit

Die Partner verpflichten sich, alle erhaltenen vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich im Rahmen der ARGE zu verwenden.

9. Änderung und Ergänzung

Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.

10. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine rechtswirksame Regelung ersetzt, die dem ursprünglichen Zweck am nächsten kommt.

11. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Gerichtsstand ist [Ort eintragen]. Es gilt ausschließlich [Land eintragen]-Recht.

Ort, Datum: ____________________________

Unternehmen AUnterschrift: __________________________

Unternehmen BUnterschrift: __________________________

Unternehmen CUnterschrift: __________________________