Automatisierung der Kreditorenrechnung mit Power Automate

Ausgangslage

Jedes Unternehmen will Prozesse effizienter und kostengünstiger gestalten. Ein Bereich, in dem Automatisierung eine große Rolle spielen kann, ist die Analyse von Kreditorenrechnungen. Hier kann der Einsatz von KI und OCR-Technologien die manuelle Dateneingabe reduzieren und Fehler minimieren.

Ein nützliches Tool, das dir helfen kann, diesen Prozess zu automatisieren, ist Power Automate von Microsoft 365. Es ermöglicht dir, Workflows und Prozesse zwischen verschiedenen Anwendungen zu automatisieren.

Prozess

Um den Prozess der Kreditorenrechnungsanalyse zu automatisieren, kannst du einen Power Automate-Flow erstellen, der die folgenden Schritte durchführt:

1. Ein Scan oder Foto der Kreditorenrechnung wird per E-Mail an einen bestimmten E-Mail-Posteingang gesendet.
2. Power Automate empfängt die E-Mail und extrahiert die Kreditorenrechnungsdaten mit Hilfe von OCR-Technologie und KI (Azure Form Recognizer).
3. Die extrahierten Daten werden in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen, um eine bessere Verwaltung und Organisation zu ermöglichen.
4. Die Meta-Daten der Kreditorenrechnung werden automatisch ausgefüllt, basierend auf den extrahierten Daten.
5. Der Benutzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, dass die Kreditorenrechnung erfolgreich analysiert und in der SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert wurde.

Nutzen

Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Mitarbeiter Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Fehler durch manuelle Dateneingabe werden minimiert und die Meta-Daten werden automatisch generiert, was die Verwaltung von Dokumenten erleichtert.

Mit Power Automate ist es einfach, diesen Prozess zu automatisieren und anzupassen, um die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zu erfüllen. Durch die Kombination von KI und OCR-Technologie kann der Prozess der Kreditorenrechnungsanalyse effektiver und genauer gestaltet werden.

Optimierungen

Diesen Flow könnte man natürlich mit weiteren Funktionen ergänzen. Zum Beispiel:

• PDF Stempeln
• Freigabe Prozess
• Zugriff auf die SharePoint Bibliothek für den Buchhalter.
• Zusätzliche Spalten z.B. damit der Buchhalter definieren kann ob die Rechnung schon verbucht wurde.
• Falls eine moderne Buchhaltungssoftware wie z.B. bexio verwendet wird kann man die Buchungen auch vollautomatisch erstellen.